会议服务员工作流程

时间：2021-06-25 13:24:35 范文大全我要投稿

会议服务员工作流程

　　会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为“会议官员”（conferenceofficers）。这些人员要通晓外语，熟悉国际会议的程序，一般都经过培训。下面跟着小编来看看会议服务员工作流程吧！希望对你有所帮助。

会议服务员工作流程

　　会议服务员工作流程篇1

　　一、会议中心服务员的迎送工作

　　会议中心承担着召开国内外重大会议的任务，需要接待来自不同地区的参加会议者，因此这一类服务工作的“善始善终”往往表现在车站、机尝码头的迎送环节上。迎送工作的有关事项如下：

　　（1）认真研究客人的基本资料。准确了解客人的名字、相貌特征（如事先有照片的话），弄清楚客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度，以及其他背景材料。

　　（2）确定迎送规格。根据以上资料，结合本组织的具体情况，确定迎送规格。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、助理出面。对于一般客人，由公关部派员迎送即可。

　　（3）做好迎送准备工作。比如，与有关交通部门联系，核实客人的班机或车船班次、时间；安排好迎送车辆；预先为客人准备好客房及膳食；如果对所迎接的客人不熟悉，需要准备一块迎客牌子，写上“欢迎xxx先生（小姐、女士）”以及本组织的名称；如需要，可准备好鲜花等。

　　（4）严格掌握和遵守时间。无论迎送，均需提前到达机尝车站或码头，不可迟到。要考虑到中途交通与天气原因。如送行时客人需办理托运或登机手续，可由公关部派员提前前往代办。

　　（5）迎接与介绍。接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相互介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾；或自我介绍，并递上名片。客人初到一般较拘谨，应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如客人的旅途情况，当地的风土人情、气候特点、旅游特色，客人来访的活动安排、筹备情况、有关建议，以及客人可能关心的其他问题。除客人自提的随身小件行李外，应主动帮助客人提行李。

　　（6）妥善安排。客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。如向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南；向客人介绍餐厅用膳时间及主要的接待安排，了解客人的健康情况及特殊需要（如回程机、车、船票）；到达后不要马上安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更衣、休息和处理个人事务；分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。

　　二、会议服务基本环节的操作细则

　　会议的种类很多，服务的环节要根据会议种类而确定。

　　1．会前准备工作

　　会前准备是工作中的重要环节，目的在于使会议服务人员做好充分的思想准备和完善的物质准备。

　　（1）了解会议基本情况。服务员接到召开会议的通知单后，首先要掌握以下情况：出席会议的人数；会议类型、名称；主办单位；会议日程安排；会议的宾主身份；会议标准；会议的特殊要求及与会者的`风俗习惯。

　　（2）调配人员、分工负责。会前，主管人员或经理要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工，各自进行准备工作。

　　①服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议厅（室）的具体情况整体安排会场布局。同时根据与会者的风俗习惯和特殊要求调整厅（室）内的各种装饰艺术品、宣传用品，搞好会议厅（室）内外的清洁卫生。

　　②维修人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温，注意通风。

　　（3）准备会议需用物品。

　　①茶水具。

　　a、茶具要求：

　　第一，挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。

　　第二，茶具不得有破损，必须干净，每套茶杯下面要有垫盘。

　　第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。还要准备适量备用杯。

　　b、水具要求：

　　第一，不用不保温的暖水瓶。

　　第二，暖水瓶一般15个人配备1个。

　　第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。

　　c、茶叶：

　　第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。

　　第二，散装茶叶可事先放入杯中，待宾客就坐后直接冲泡开水。

　　②签到桌及文具用品。

　　a、在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

　　b、如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。

　　③水果饮料。根据会议标准，有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑选，事先洗净、装盘、摆放整齐。

　　会议服务员工作流程篇2

　　一、了解会议要求

　　1、接受会议安排：

　　（1）操作规则：接受会议安排，问清楚尚不完整或模糊不清的问题。

　　（2）质量标准或要求：保管会议通知，确认有关问题。

　　2、研究会议方案：

　　（1）操作规则：把握客户要求，理清接待思路。

　　（2）质量标准或要求：熟知举办会议单位与会人数、会议主题、时间、会标、台型要求、所需物品与设备及特殊要求。

　　二、布置会场

　　1、准备设备与物品

　　（1）操作规则：①根据会议通知单要求，准备好所需设备（灯光、音响、话筒、空调等）。②准备服务用品（台布、灯光、桌裙、铅笔、信纸、茶杯、会标、旗帜、音带、指示牌、鲜花等）。

　　（2）质量标准或要求：设备完好、有效，用品齐备、清洁、完美、庄重。

　　2、确定台型并摆台

　　（1）操作规则：根据会议性质和主办单位要求，确定主席台位置，合理设置台型。

　　（2）质量标准或要求：①台型符合要求，能烘托会议主题。②桌子摆放整齐、无摇晃。③桌位等于或略多于会议人数。

　　3、摆椅子

　　（1）操作规则：双手轻提椅背，用右膝盖轻顶椅背，依次将椅子放在桌后，椅子前沿与桌面边缘相切。

　　（2）质量标准或要求：①搬轻放，椅子干净，排放整齐美观。②课桌式横看、竖看、斜看成一条直线。③准备若干把椅子备用。

　　4、摆信笺、铅笔

　　（1）操作规则：①将信笺轻放于每个座位的桌面上，纸与纸间距均匀，纸下边距桌边两指。②笔削好斜放于信笺上。

　　（2）质量标准或要求：①信笺中心线在一条直线上。②笔尖朝前呈45度摆放在信笺上。③笔尾靠信笺下端，标志朝上。

　　5、摆茶杯

　　（1）操作规则：①左手端托，右手将配有垫碟的茶杯均匀放在桌面上杯柄朝右，杯内茶叶统一放置、适量。②无垫碟改放杯垫，或根据主办单位要求放矿泉水。

　　（2）质量标准或要求：①摆放整齐、统一，茶碟右边缘与椅子右边缘在一条直线上。②课桌式，茶杯摆放横看、竖看、侧看都呈一条直线。③回字式，茶杯摆放侧看平行、整齐、美观。④杯碟上边缘与桌边距3—3.5cm。杯柄与桌面约成45度角。

　　6、摆香巾篮

　　（1）操作规则：左手端托，右手将香巾篮放于茶碟右侧。

　　（2）质量标准或要求：香巾篮完好、洁净，左边缘距茶碟2-2.5cm，上边缘距桌边3cm。

　　7、摆烟缸

　　（1）操作规则：①左手端托，右手将烟缸放于两茶碟中间。②无烟会场不放烟缸，但要准备吸烟区。

　　（2）质量标准或要求：烟缸距桌边1.5-2cm。

　　8、调试音响、话筒、投影设备

　　（1）操作规则：将话筒分别摆放于主席位、副主席位和发言席（特殊情况按主办方要求摆放），调试音响至最佳状态，并试放所要求的音带。

　　（2）质量标准或要求：音质好，无噪音，音量适中，所有座位均能听清。

　　9、摆指示水牌

　　（1）操作规则：摆放于大堂及会场门口显眼位置，便于指引客人进入会场。

　　（2）质量标准或要求：指示牌庄重大方，文字表述清楚。

　　10、摆席位桌签卡

　　（1）操作规则：必须请主办方单位指导，摆放席位卡。

　　（2）质量标准或要求：①席位卡庄重大方，摆放整齐。②请主办单位反复核对，确保无误。

　　11、摆讲台

　　（1）操作规则：按主办要求摆放于确当位置。

　　（2）质量标准或要求：讲台干净、庄重、无摇晃。

　　12、挂会标

　　（1）操作规则：按主办方要求制会标，挂于合适位置。

　　（2）质量标准或要求：文字正确无误，字迹美观大方。

　　13、摆放盆花及绿色植物

　　（1）操作规则：①盆花摆放于主席台上，一般摆放两盆于主席位和副主席位。②绿色植物放于主席台后，在主席台前边缘摆矮小的绿色植物及盆花，会场四周摆放绿色植物。

　　（2）质量标准或要求：①盆花及绿色植物新鲜、美观、无枯叶。②高矮能适合会场环境布置要求。

　　14、插旗帜

　　（1）操作规则：国旗或党旗或红旗，摆放在主席台后两侧。

　　（2）质量标准或要求：旗帜颜色鲜艳、干净、无皱褶。

　　15、摆放果盘

　　（1）操作规则：根据主办单位要求摆果盘，盘中放水果、干果等。

　　（2）质量标准或要求：装盘美观。水果清洁无水迹、无坏烂、干果无异味变质。

　　三、会前准备开水和室温、灯光调控

　　1、打开水

　　（1）操作规则：会议前一小时准备好暖瓶，到开水房打开水。

　　（2）质量标准或要求：开水准备充分，温度在80度以上，暖瓶要干净无破损，保温性能良好，不漏水。

　　2、开空调

　　（1）操作规则：会议前一小时打开空调（先打开电源开关，再打开空调开关）。

　　（2）质量标准或要求：室内温度调控，冬天保持19~22度，夏天24~27度。

　　3、开灯

　　（1）操作规则：与会人员到场后视需要打开灯光。

　　（2）质量标准或要求：灯泡完好，光线充足，并根据要求适当调控灯光。

　　4、站位

　　（1）操作规则：服务员提前半小时站于指定位置迎客。

　　（2）质量标准或要求：站姿正确，面带微笑。

　　四、会中服务

　　1、引领入座

　　（1）操作规则：引领领导入上座，双手轻提起椅子请领导入座，然后用膝盖轻顶椅背至领导腿部，请其坐下。

　　（2）质量标准或要求：椅子轻拿轻放，使用礼貌用语。

　　2、上香巾

　　（1）操作规则：①左手端托，右手拿香巾夹，站在领导右后侧为领导递香巾。②不能挡住领导的视线。

　　（2）质量标准或要求：香巾干净无异味，冬天在35度左右，夏天上冰毛巾。

　　3、斟茶

　　（1）操作规则：左脚在前，右脚在后，右手提暖瓶，左手小指与无名指夹住盖杯，拇指与食指拿杯柄，在客人右后侧为客人斟倒茶水，然后轻轻放回杯碟中，并示意客人用茶。

　　（2）质量标准或要求：服务员进入会议室服务时，应抬头挺胸、大方得体；动作敏捷，轻拿轻放，茶水倒至8分满；

　　4、烟灰缸

　　（1）操作规则：烟灰缸内烟头超过5个或每20分钟进行更换，放置时小指垫于缸底，以防发出声响

　　（2）质量标准或要求：服务员进入会议室服务时，应抬头挺胸、大方得体；动作敏捷，轻拿轻放，先取走已满烟灰缸，在递送新的

　　5、会中特殊情况处理

　　（1）操作规则：①客人使用话筒时，视情况调节音量大小。②在主席台领导半小时不喝茶，应重新更换一杯。③每20-30分钟为台下客人巡回补充茶水一次。如主要客人开始讲话则停止一些茶水活动

　　（2）质量标准或要求：保持会场安静，做到“三轻”“四勤”，不打扰客人。

　　6、会中休息服务

　　（1）操作规则：快速进行会场小整理，补充、更换物品。

　　（2）质量标准或要求：动作敏捷，轻拿轻放，保持安静。

　　7、送客

　　（1）操作规则：会议结束前10分钟，服务员应站在门口，微笑着向客人道别。

　　（2）质量标准或要求：站姿正确，面带微笑。

　　五、会后服务

　　1、检查会场

　　（1）操作规则：①检查有无客人遗留物品及文件，如有，及时送交主办方。②检查有无损坏的设施设备及用具，如有，将数目及损坏情况与会务组人员核实后送收银处。

　　（2）质量标准或要求：仔细、认真、做好记录；数目准确、不弄虚作假

　　2、整理用品及清洁卫生

　　（1）操作规则：①整理会场。②将茶叶倒入垃圾捅，点清茶杯数目，清洗保存。③会场剩余物品点清数目汇报主管，并做好卫生清理工作。

　　（2）质量标准或要求：清点仔细、及时回收，物品轻拿轻放，归类摆放。

　　3、检查设施设备

　　（1）操作规则：①对灯光、音响、桌椅、门窗、地面、空调、消防栓、灭火器等进行检查，发现问题及时上报维修。②关闭灯、空调及门锁。

　　（2）质量标准或要求：仔细、认真，消除一切安全隐患。

　　六、专项指导书

　　1、引领客人时

　　引领客人时，应立正站立，手臂平伸，五指并拢，手心朝上，指向前进方向，“这边请。”如需带路则在前方保持距客人约3米的距离带路。到达楼梯时，应停步，手平伸，指向楼梯方向：“请。”每到一转弯处，都需做出同样手势。

　　2、入座

　　当来宾走近位置时，引领员应迅速到达位置，双手握住椅背两侧，一侧腿屈膝顶住椅背下端，将座椅离地轻轻拉出，幅度适中，然后，撤身立于本列后侧，一侧手指向位置，面带微笑，并道“您请入座”。整个过程要求，动作轻捷而迅速，做到安全、轻、缓、稳，切忌座椅拖地出声和让来宾等候。

　　3、送客时

　　会议期间，主动为出入来宾开门，动作要轻，避免弄出声响，影响会场秩序。会议结束前10分钟，要迅速到达出入通道，为来宾开门，并立于门口两侧，示意客人先走：“您请。”若客人不识行进路线，应在前方带路。到达电梯口时，应先行一步，按下电梯，并用手把住电梯门：“您请。”随后走出电梯，面带微笑，与客人道别“再见”。如需要，也可随后进入电梯。电梯到站后，应先行出门，并用手把住电梯门，让客人下梯后，手臂平伸，指示前进方向，微笑道别。

　　4、持暖瓶的规范姿势

　　按照站姿站立，一般都以左手来服务，因此，左手的力度应比右手大。左手握住暖瓶的手柄，右手轻轻放在暖瓶的右侧，离底部约3指的距离，右手应5指并拢，并有“请”的含意，右手不能用力，只是起到优美的作用。这时暖瓶上下垂直，顶部应与领结成一条直线，暖瓶离身体约三指的距离。

　　5、持托盘的规范姿势

　　在准备好的托盘中放置一块湿毛巾，起到防滑的作用。将茶杯依次摆放整齐。左手托托盘，持托盘时，五指微微张开，空出掌心，用大拇指外侧，掌根，四指指肚托住托盘底部，大小臂呈90°角，手臂放松，起托时应保持托盘轻而稳，行走时右手臂自然前后摆动（或将右手掌并拢，保持一定的倾斜角度，轻轻扶在托盘靠近身体的一角，手掌不能发力，以保持托盘始终处于水平状态），保持托盘始终处于静止状态。走到客人面前时，保持站立姿势，托盘轻轻转向身体一侧，以避免在服务中碰到客人。从托盘内取茶杯时，应遵循从外到内、从右到左的顺序，先拿托盘内最外面的一个杯子，并及时调整托盘重心，依次将杯子摆放整齐，杯子应放在椅子的右上侧，杯子与椅子的垂直线成45，桌面上的杯子应成一条线，放杯子时应避免发出声响。

　　6、倒茶时的规范姿势

　　按照标准的持暖瓶的要求，走到客人面前（将壶盖放在服务车上），保持站立姿势。用右手将暖瓶鸭嘴盖轻轻掀起，左手大拇指捎顶一下，以防止发出响声，然后将右手放回原处，顺势向左边轻轻送一下，这时左臂呈伸直状态，瓶口朝外，瓶底在内，瓶体自然倾斜。右脚向前迈一步，同时右手的小指和无名指将杯盖夹起（如果杯盖被粘在杯体上，应用力按一下即可），手心朝上，做个控杯的姿势，以防水珠落在桌子上或打湿文件，然后收腿以站立姿势于身体一侧倒水，（这过程应是一个弧形路线，以防客人碰到茶杯）并按原路放回（根据客人的要求和习惯将茶杯放置在相应的位置），轻拿轻放，然后将杯盖盖好，调整杯柄角度，然后做个“请”的手势。

　　7、倒茶的几种方式

　　从客人桌前倒水时，应将茶杯置于身体距桌较远的一侧倒水；从客人后侧倒水时，应注意选好角度，等待时机，拿杯、送杯要视临座的空间大小采用弧度、直线方式。

　　注意事项：

　　（1）向茶杯中放置茶叶时，一定要注意将茶屑筛出；

　　（2）倒茶时，要保持茶水8分满；

　　（3）如果来宾自带茶具，应把原有茶杯撤掉；

　　（4）在主席台倒水时，应先倒中间者，职位高者；

　　（5）倒水时，应避免在客人面前进行；

　　（6）在倒茶时一定要设计好行走的路线，做到最省时省力。

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