行政专员工作
行政专员工作1)每月汇总各部门办公用品需求,预估当月清洁用品用量并进行申购、验收和发放。并进行一定量的办公用品储备,以备各部门的不时之需;
2)负责总部宿舍的入住接收、安排、检查,并在每月第一天提供前一个月的住宿明细和费用给财务部进行分割;每月汇总门店宿舍的入住情况并关注是否有异况,及时与领导沟通,并尽快解决问题。关注展店门店的宿舍租赁情况,与展店人员对接房屋选择、合同签订,协助追踪审批情况并建档;
3)收集总部过生日人员的名单,并准备贺卡、礼物、鲜花预定。提醒各总监、副总向各自的分管人员致以生日祝福;
4)接收会议室查询、预定,并在月初统计上个月的会议情况,并公布于OA上(此项工作后中途停止了几个月,于2010年1月重新开始统计,现移交给前台);
5)例行办公室5S、仪容仪表检查,提醒各部门人员及时整改。若有拒不整改或情节严重的,报人事行政经理发文通报批评。检查会议室等公共区域的环境卫生,为达到最佳视觉效果提出改善建议并申报执行;
6)总部备用钥匙管理;
7)咖啡机管理。关注咖啡粉、奶茶粉用量,及时申购、添加。发生故障时联系厂家前来维修等;
8)不定时检查保洁人员的工作,并协调处理她们反映的问题:如维修、清洁用品质量、损耗、安全问题等等;
9)总部办公室设备、资产维护登记、调拨。不定时检查总部灯具、水管、窗帘等以及其他设备(如打印机、数码相机等物品报修和追踪)的完好情况,及时进行更换、维修或申请报废。对采购买回的资产、设备进行验收,并登记到个人名下进行保管;对于部门申购物品提供依据和建议,如:是否有库存、是否可调拨等;
10) 追踪定期维护、保养的事项。如冰箱断电除冰透气、净水器滤芯更换、地毯清洗、消杀四害等;
11) 起草或协助人事行政经理进行规章制度的拟定和修缮,并关注执行情况;
12) 行政类事务发布公文起草;
13) 挂号信领取和送达,并对无署名的信件进行判断处理。
14) 办公室杂志、报刊需求征集、订购;
15) 人文关怀执行,准备贺卡、申请相关的礼钱或慰问金,并送达当事人的领导处;
16) 每月集团彩铃、集团VPN新增、退出人员登记、送办理;
17) 部门每月花费报销、以及其他报销单送签;
18) 公共设施出现问题时,与物业联系,并追踪处理情况;
19) 节日期间的办公室布置。包括物料申购、采买、报销、布置、回收、储存;
20) 员工活动、大型会议的组织或协助组织。如:2010年的年会、横店游、员工活动场地联系和租赁等;
21) 其他领导交办工作和协作工作。如:2010年增加4间总监办公室事宜的联系和协调;外单位来访时的会议室布置、相关物料提供等;
以上为主要的日常工作。在执行过程中,可能还有其他临时突发事宜,这里就不一一罗列了。如职业素养中的陈述,本人的工作本着务实、创新、细心、服务的.指导理念,力求为总部人员提供一个良好的办公环境和无忧的后勤支持。份内的工作认真完成,有临时增加的工作能主动加班;对于同事的困难也是尽心尽力地协助,从不推脱。平日细心收集与行政有关的各类信息,提供给需要的人员
(二) 总结年度专案工作完成况,分析不足及改进方向
1、2010年总部年会举办——人事行政经理董新峰协助
Ø 事件背景:本此年会是公司成立以来的第一届年会,客观来说,规模中等,形式保守。
Ø 会议安排及遇到的问题:
1) 会议规格、时间、地点确定;
2) 会议日程安排;
3) 会议需要物料准备、追踪到位;
4) 与会人员数量确定以及交通工具、住宿、游览安排;
5) 会议当天的组织和协调;
6) 会后费用报销及总结。
Ø 检讨部分
1) 会议规格的确定花了较长的时间,导致一部分工作展开后,却因为规格的更改而化为无用,人力、财力上的花费和公司信誉方面都会有或多或少的影响;
2) 该次会议最大的纰漏在手提袋的烫字问题上。因为该方案确认的时间较晚,没有足够的时间进行样稿确认就急匆匆地印刷,导致出货粗糙且有严重错误虽然错在印刷公司,但是我们却是直接的受损方,不但降低了会议整体质量,也给与会人员留下了不够细致的印象。最后由供应方提供没有带LOGO的手提袋来替代;
3) 有鉴于此次会议所呈现出来的匆忙状况,建议2010年的年会至少提前一个月开始筹备,会议的规格和曝光程度应谨慎确认,之后就不宜改动,筹备人员朝着一个方向去准备,沉着而漂亮地打造第二届的百利亨年会。
2、总部员工横店游
Ø 事件背景:此次是公司总部成立以来第一次大型户外游,从举办的时间、出游地点、方式选择到活动经费的预估、活动细节安排等前后断断续续花费了大约2个月左右的时间。本身比较成功,但是旅途的时间带给大家的劳累在很大程度上降低了大家的满意度。
Ø 活动安排:
1) 活动地点和日期选择;
2) 活动经费评估;
3) 活动细节安排。与旅行社商讨行程表;
4) 筛选参与人员的资格并确定最后人数。包括因公或因私无法参加活动的人员;
5) 活动组别安排和注意事项宣布;
6) 活动过程中的组织和企业文化的宣传;
7) 安全返回并报销结案。
Ø 检讨部分:活动后,对于因公务而未能参加旅游的同事的补贴事宜未能一次性处理好,遗漏了3名同事,但核对后立即为他们补了申请,并确认领到补贴。
3、总部增加4间总监办公室以及影音工工程部搬迁事宜主办和协调
Ø 事件背景:由于高管增加,总监办公室不足,林总下达指令将原企划部工作区和制歌组工作间改造成总监办公室。
Ø 工程安排:
1) 发工作联系单请展店中心安排工程事宜;
2) 协助企划部和制歌组人员做好搬离工作,并安排好新的办公区域(包括桌椅摆放、组装联系、环境布置建议、追踪实施等);
3) 施工进度追踪和工程中的协助;
4) 时候的费用报销、结案。
Ø 检讨部分
由于是总经理直接交办,且工程大,工期紧,事前疏忽了立项申请,导致展店中心在报销材料费用时没有依据。后补上申请,并提供了详尽的数据支持,通过了审核并顺利报销结案。
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